English 
משרד רואי חשבון, מיכה אזולאי, מיסוי בינ"ל, יעוץ מס, ליווי עסקי, רו"ח

החשמונאים 107, ת.ד. 20335
תל-אביב 6120202
טלפון: 03-5624848
פקס: 03-5624847

micha@azoulay.co.il

 

משרד רואי חשבון, מיכה אזולאי, מיסוי בינ"ל, יעוץ מס, ליווי עסקי, רו"ח
משרד רואי חשבון, מיכה אזולאי, מיסוי בינ"ל, יעוץ מס, ליווי עסקי, רו"ח
כללי הוראות ניהול ספרים במסמכים ממוחשבים

 הוראות ניהול ספרים במסחר אלקטרוני

עד לביצוע התיקונים בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), ביוני 2003 ובינואר 2004, מסמכים שהתקבלו באמצעות תקשורת מחשבים לא הוכרו ע"י רשויות המס. מסמך המקור צריך היה להימסר ללקוח באופן פיזי, בין אם הפסק ניהל פנקסים ידניים או ממוחשבים, ולא בדרך של משלוח קובץ באמצעות הרשת. כך למשל, חשבונית - מס שהתקבלה באמצעות האינטרנט טרם תיקון ההוראות לא הוכרה לצורך ניכוי הוצאה במס הכנסה ולא לצורך קיזוז מס תשומות במע"מ.

עם החלת התיקונים האמורים בהוראות ניהול פנקסים, קמה האפשרות לעשות שימוש במסמכים ממוחשבים הן לצורך ניכוי הוצאות במס הכנסה והן לצורך קיזוז מס תשומות בדיווח למע"מ.

התיקונים בהורראות ניהול פנקסים

מסמכים שייחשבו כקבילים בעת העברה ממוחשבת

מס הכנסה קובע כי נישום רשאי לשלוח באמצעות מחשב,  לאחר שנרשמו במערכת חשבונותיו,

כל אחד מאלה:

1. שובר קבלה כאמור בסעיף5 להוראות ניהול ספרים;

2. חשבונית כאמור בסעיף 9א להוראות ניהול ספרים למעט חשבונית המשמשת כתעודת משלוח;

3. הודעת זיכוי כאמור בסעיף 9(ה) להוראות  ניהול ספרים;

4. חשבונית מס כאמור בתקנה 9א להוראות ניהול ספרים לקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות)

למעט חשבונית המשמשת כתעודת משלוח.

דרך משלוח התיעוד באופן ממוחשב

הדרך שבה מחויב עורך התיעוד לשלוח את התיעוד שהותר לו באופן ממוחשב היא ב"מסמך ממוחשב". בסעיף 1 להוראות נוספה הגדרה לפיה "מסמך ממוחשב" הינו מסמך העונה על שני התנאים המצטברים שלהלן:

1. הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים;

2. הוא חתום ב"חתימה אלקטרונית מאושרת" או ב"חתימה אלקטרונית מאובטחת", של עורך התיעוד (ראה הסברים מפורטים למונחים אלו בנספח א' ובנספח ב).

תנאים אלו נועדו להבטיח את הדברים הבאים:

* התנאי הראשון מבטיח את קיומו הממוחשב של המסמך מרגע היצירה שלו ועד תום תקופת
   השמירה המחויבת בחוק. לפיכך, לא ניתן לראות בעותק נייר כמסמך ממוחשב. הצגת המסמך
    הממוחשב  כעותק נייר פוסלת אותו להוות תיעוד חוץ.

* התנאי השני שנדרש ממסך אלקטרוני על מנת להיות "מסמך ממוחשב" הוא חתימה  אלקטרונית מאושרת הואו חתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד.
   החתימה האלקטרונית מבטיחה את מאפיינים הנדרשים לצורך ההוראות כגון זהות השולח, מניעת
   שינויים במסמך וכיו"ב (ראה פירוט המאפיינים בנספח א).עורך תיעוד המעוניין לשלוח ממסמכים
   ממוחשבים לנישום יצטרך ליצור לעצמו זוג מפתחות - "מפתח פרטי" ו"מפתח ציבורי".
   החתימה האלקטרונית שתלווה את המסך הממוחשב לכל אורך חיו היא חתימתו
   האלקטרונית המקורית של עורך התיעוד ולא של שום גורם אחר, לרבות גורם קשור (לדוגמא,
   אסור השימוש בחתימה אלקטרונית של חברה אם).במקרה של עסק בו מספר העובדים אין חובה
   לצרך חתימה אלקטרונית אישית של כל עובד המפיק תיעוד אולם קיימת חובה לחתום בחתימה
   אלקטרונית של הנישום.
   התיקון בהוראות אינו קובע את דרך ההעברה של המסמכים ברשת (דואר אלקטרוני, רשת
   תקשורת וכדומה) אלא קובע אמות למסר המועבר, לדוגמא, חברה גדולה רשאית לשלוח לכל לקוח
   באמצעות דואר אלקטרוני את חשבונית המס שהפיקה או לחילופין להקים אתר אינטרנט אליו
   יוזרמו כל חשבוניות המס שלה. במקרה השני כל לקוח יוכל להיכנס עם קוד אישי לאתר
   ו"להוריד" את חשבונית המס שלו. תנאי לכך שהלקוח יוכל לדרוש הוצאה ולקזז מע"מ הוא
   שהמסמך יהיה "מסמך ממוחשב". כלומר מרגע יצירת ו ועד תום תקופת השמירה הוא יישאר
   ממוחשב ובנוסף שישא את חתימתה האלקטרונית המאושרת או המאובטחת של החברה המנפיקה
   את התיעוד. למען השלמת הדוגמא יש להדגיש כי כל הוראה אחרת בהוראות ניהול פנקסים תחול
   גם במקרה זה, כלומר על הלקוח לקבל חשבונית הנושאת את המילה "מקור" רק פעם אחת והוא
   לא יוכל להורידה כמקור כל אימת שיחפוץ. החשבונית תישא את כל הפרטים הנדרשים בחשבונית,
   כגון שמו של הלקוח וכיו"ב.

 אופן יצירת המסמך הממוחשב

בעוד הגדרת " מסמך ממוחשב" שבסעיף 1 להוראות רלוונטית הן לשולח והן למקבלו, הדרך ליצירת המסמך הממוחשב רלוונטית לשולח בלבד. 

 לנישום המבקש ליצור מסמך ממוחשב עומדות שתי דרכים חלופיות כדלקמן:

          1. סריקה של תיעוד (scanning).

          2. הפקדה אוטומטית.

 יודגש כי בכל אחת מהדרכים חובה שיופיעו על גבי המסך הממוחשב המילים "מסמך ממוחשב" .

פירוט:

          1. סריקה של התיעוד (scanning):  באפשרות זו יש לסרוק את המקור שהודפס ממערכת

             חשבונות ממוחשבת או את המקור שנתלש מפנקס. הסריקה יוצרת קובץ במחשב (בד"כ

             תמונה). את הקובץ יש לחתום בחתימה אלקטרונית על מנת שיענה להגדרה של מסמך ממוחשב.

             אם הסריקה לא יוצרת אוטומטית את המילים "מסמך ממוחשב", יש לציין את המילים בצורה

             אחרת על הפלט, לפני הסריקה.

         2. הפקה אוטומטית: תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת או תוכנת צד ג' אחרת,

            יכולה לתמוך בהפקה אוטומטית של קובץ מתוך הנתונים השמורים בקבוץ הקבוע, ותך כדי

            להוסיף את המילים "מסמך ממוחשב". לאחר יצירת הקובץ יש לחתום אותו בחתימה אלקטרונית

            על מנת שיענה להגדרה של מסמך ממוחשב.

 
            יובהר כי הפקת הקובץ צריכה להיות אוטומטית לחלוטין וללא שום הקלדה נוספת של נתונים,

            קיימם או חדשים.

            סעיף 18ב להוראות ניהול פנקסים חל על נישום אשר מבקש להעביר ללקוחותיו באמצעי    

            ממוחשב, תיעוד פנים שהפיק. על מנת שתיעוד הפנים ייחשב כמסמך ממוחשב עליו להיות חתום

            בחתימה אלקטרונית כנדרש בהגדרת "מסמך ממוחשב" בסעיף 1 להוראות. לפיכך, מסמך שאינו      

            חתום כאמור אינו יכול להחשב כמסמך ממוחשב ולכן אינו מהווה תיעוד חוץ בידי מקבל המסמך.

            למסמך שאינו חתום אין כל משמעות לצורך מס הכנסה ולצורך מס ערך מוסף והוא לא יוכל

            לשמש לצורך ניכוי הוצאה או קיזוז מס תשומות.

 
 דרישות ההודעה מראש לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון

 סעיף 18ב(ב) להוראות קובע כי נישום המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים, יודיע על כך לפקיד

השומה בדואר רשום, לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון. דרישה זו נועדה לאפשר לפקיד

השומה להתאים את אופן הביקורת לעסק, להיערך בהתאם מבחינת כוח האדם הדרוש לביצוע

ביקורות ממוחשבות ולאפשר לו להעריך את הקיף השימוש במסמכים ממוחשבים בעסקים

שבתחום אחריותו.

        
משלוח מסמכים ממוחשבים - רק בהסכמת המקבל

 

מס הכנסה  קובע כי נישום המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים יוכל לעשות כן  רק אם המקבל

הביע את הסכמתו לכך, לפני קבלת המסמך הממוחשב הראשון, וכי המשלוח יתבצע כל עוד לא

ביטל המקבל את הסכמתו האמורה.

 
הסכמת המקבל תהיה אישית כלפי השולחת ומפורשת, ותוכל להתבצע בכל דרך בת תיעוד

 והוכחה, כגון בכתבת או באופן ממוחשב (בדרך של I Agree, למשל). בהסכמתו מצהיר למעשה

נישום המקבל תיעוד חוץ בדרך ממוחשבת כי ברשותו האמצעים הטכנולוגים הדרושים על מנת

לעמוד בהוראות החוק (לעניין אחסון הקבצים וכו').

 
 בנוסף,  על הנישום השולח מסמכים ממוחשבים לשמור את אותם אישור הסכמה שקיבל

מהגורמים אליהם הוא מתכוון להעביר מסמכים ממוחשבים. מסמכי  הסכמה אלה יישמרו כחלק

ממערכת החשבונות של הנישום.

 

 אופן העברת התמורה בעסקאות במסמכים ממוחשבים

 
על מנת שמסמך ייחשב למסמך ממוחשב הוא חייב להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת

או בחתימה אלקטרונית מאושרת בסעיף 18ב(ד) הלוואות נקבע כי במידה והנישום בחר לשלוח

את המסמך הממוחשב כשהוא חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת (להבדיל מחתימה

מאושרת)תתקבל התמורה באחד מהאמצעים המפורטים להלן, ובאופן שיאפשר את זיהויים של

הצדדים לעסקה:

  • כרטיס אשראי של הלקוח כאשר השובר ערוך לפקודת הנישום.
  • שיק משורטט על שם הלקוח, שנכתב עליו "לא סחיר", לפקודת הנישום בלבד.
  • העברה ישירה מחשבון הבנק של הלקוח לזכות חשבון הבנק של הנישום הכללות במערכת חשבונותיו.

 קביעה זו נועדה כדי להפחית מצבי אי וודאות באשר לצדדים לעסקה כאשר מדובר במסמך
ממוחשב החתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת מחד, ולהמנע מהדרישה להעביר כל מסמך
ממוחשב בליווי חתימה אלקטרונית מאושרת מאידך (דרישה שהיתה מעמיסה עלויות נוספות על
השולחים מסמכים ממוחשבים).

 
          שמירה ואחסון של מסמכים ממוחשבים ע"י השולח

 
מס הכנסה  מאפשר יצירת מסמך ממוחשב בשני אופנים: מתוך הקובץ הקבוע או על ידי סריקת
מקור התיעוד.
בשני המקרים מחויב הנישום לשמור את המסמך הממוחשב ששלח כחלק בלתי נפרד ממערכת
חשבונותיו.
העובדה שהמסמך האלקטרוני הופק ע"י השולח מתוך קובץ קבוע וכי הקובץ הקבוע כלול
במערכת החשבונות שלו אינה פותרת אותו משמירת המסמך הממוחשב שנשלח כשהוא חתום
חתימות האלקטרוניות בהן נחתם. זאת, במטרה לאשר בעת ביקורת, בין היתר,
לבדוק את המסמך שנשלח בפועל למול הנתונים במערכת החשבונות של השולח ואת צורת
החתימה על המסמכים.
במקרה בו המסמך הממוחשב נוצר על ידי סריקת מקור התיעוד, התיעוד שנסרק הוא תיעוד נייר
שמקורו בהדפסה ממערכת חשבונות ממחושבת או עותק מקור ממערכת חשבונות ידנית. בנוסף
לשמירת המסמך הממוחשב, מחוייב הנישום בסעיף 25(ד)להוראות ניהול פנקסים, לשמור גם את
המקור התיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב. עותק המקור יישמר במשך
שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדו"ח על ההכנסה לשנת המס שאליה הוא מתייחס.

 


לפרטים נוספים ולמענה אישי מקצועי של רואה חשבון מוסמך,
צור קשר באמצעות הטופס שבאתר או התקשר עכשיו:
טלפון: 03-5624848


משרד רואי חשבון, מיכה אזולאי, מיסוי בינ"ל, יעוץ מס, ליווי עסקי, רו"ח
בניית אתרים ומערכות מידע - עיצוב אתרים, בניית אתרים, הקמת אתרים, פיתוח מערכות אינטרנט מובילות